METODOS DE PLANEACION

2.2 METODOS DE PLANEACIÓN


Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.

Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:

1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
2. Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
3. Identificar cuáles son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar





2.2.1 ANÁLISIS FODA


El nombre de FODA le viene a este práctico y útil mecanismo de análisis de las iniciales de cuatro conceptos que interviene en su aplicación. Es decir, es un acrónimo derivado de:

F de Fortalezas
O de Oportunidades
D de Debilidades
A de Amenazas

Estos conceptos constituyen la traducción de cuatro palabras en ingles con cuyas iniciales se forma la sigla SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportnuties, Thereats): de ahí que el análisis FODA se conozca también como análisis SWOT.
El análisis FODA se usa para analizar el ambiente de la industria y el ambiente interno de la organización, con el propósito de identificar los cuatro aspectos.

Este análisis refiere a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con todo la información que posea de su negocio útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas.

El análisis FODA consta de dos partes:

1.-INTERNA: Tiene que ver con las Fortalezas y Debilidades del negocio, aspectos de los cuales tenemos un grado de control.

2.-EXTERNAS: Son las Oportunidades que ofrece el mercado y las Amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado.

Una de las aplicaciones del análisis FODA es la de determinar los factores que pueden favorecer (Fortalezas y Oportunidades) u obstaculizar (Debilidades y Amenazas) el logro de los objetivos establecidos con anterioridad para la empresa.

El análisis FODA, en consecuencia permite:

• Determinar las verdaderas posibilidades que tiene la empresa para alcanzar los objetivos que se había establecido inicialmente.
• Concienciar al dueño de la empresa sobre la dimensión de los obstáculos que deberá afrontar.
• Permitirle explotar más eficazmente los factores positivos y neutralizar e eliminar el efecto de los factores negativos.

Definición de conceptos
Fortalezas: Se denomina fortalezas o puntos fuertes a aquellas características propias de la empresa que le facilitan o favorecen el logro de los objetivos. (Cualidades y capacidades humanas, administrativas, tecnológicas y económicas que tiene la organización.)
Oportunidades: Se denomina oportunidades a aquellas situaciones que se presentan en el ambiente de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos. (Todo aquel que ocurre en el exterior de la organización y que ésta puede tomar y aprovechar para crecer.)
Debilidades: Se denomina debilidades o puntos débiles a aquellas características propias de la empresa que constituyen obstáculos internos para lograr los objetivos.
Amenazas: Se denominan amenazas a aquellas situaciones que se presentan en el ambiente de las empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de objetivos. (Fenómenos que surgen en el ambiente externo, y que ponen en peligro las actividades, planes y hasta a la misma organización.)

2.3 PLANEACIÓN Y APLICACIÓN EN AREAS FUNCIONALES


Hasta aquí se ha estudiado la administración de las organizaciones sociales desde el punto de vista de las escuelas, corrientes o enfoques teórico-técnicos para aumentar la eficiencia y eficacia de las empresas. También se ha analizado el trabajo del administrador desde la perspectiva del proceso administrativo. En este momento es necesario ver la aplicación del conocimiento en los diferentes campos de trabajo y las áreas donde se organizan las empresas para ser competitivas, eficientes, eficaces y efectivas.



Se conoce como área funcional o clave a:

Es el campo de aplicación del conocimiento de la técnica administrativa en las empresas, especializado, en un ramo profesional: producción finanzas, ventas y recursos humanos.

La división del trabajo y del conocimiento está presente en todas las ciencias, disciplinas y labores humanas desde las primeras épocas de la vida social. A medida que la sociedad se desarrollaba, se crearon campos especiales: ciertos miembros cultivaban la tierra o cuidaban el ganado, otros comerciaban, las mujeres cuidaban del hogar y la alimentación, y algunos más se dedicaban a la administración de los recursos de la comunidad, origen de las primeras formas de gobierno y de dirección social.

La organización de la Iglesia católica conserva gran parte de la estructura administrativa que utilizaron los romanos, lo que le ha permitido solidez a esta institución durante siglos. Las áreas de trabajo de las organizaciones han tomado como modelo esa división, con adecuaciones por el ramo empresarial, tendencias y modas.

A partir de la Revolución Industrial, la producción fabril y el desarrollo del capitalismo generaron que las primeras empresas de producción masiva requirieran de expertos en las áreas de producción, finanzas y comercialización, olvidando los derechos de los trabajadores y la importancia del ser humano en la eficiencia administrativa. Fue debido a los reclamos sociales y de la Iglesia que las legislaciones laborales a nivel mundial exigieron mejorar las condiciones del personal; en su época ello trajo consigo un nuevo campo de trabajo o área dentro de las empresas, hoy conocido como recursos humanos. A continuación se destacan las cuatro áreas fundamentales o clave de Ia administración.

La formación profesional es indistinta, aunque predomina la selección de personas del ramo de la empresa: si es una empresa química prefieren a un profesor del área, o bien, si es una firma financiera se opta por personas del ramo económico contable-administrativo. En la empresa familiar se prefiere formar al sucesor.

La dirección se ejerce en todas las áreas funcionales a un nivel técnico-función y esto es, en el área de trabajo o especialidad; por ejemplo, el director de producción requiere tener capacidades de liderazgo en su área para ser un buen enlace entre dirección general y ésta. También se necesitan de capacidades directivas y de liderazgo entre los supervisores o mandos medios o inferiores, como los superintendente y subgerentes. Por lo tanto, las capacidades directivas se vuelven técnicas específicas en la medida que se acercan a las operaciones
2.4 TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones implica necesariamente que tenemos varias alternativas para solucionar problemas o para aprovechar las oportunidades que se nos presentan. Este es un momento crucial porque al determinar e implantar las estrategias se hacen realidad los planes fijados, y estos ocasionaran ventajas o desventajas competitivas. Existen muchos factores como tiempo, recursos, habilidades, preferencias, etc. que hacen que las personas no tomen la mejor solución para el logro de sus objetivos y la resolución de problemas.

A pesar de contar con un equipo administrativo plenamente facultado para tomar decisiones, el director ejecutivo de cualquier empresa en realidad está solo en ese momento. Tan importante que implica la determinación de los planes estratégicos, y esto genera mucho estrés difícil de tolerar sin sufrir daños colaterales.

La mayoría de los problemas u áreas de oportunidad son recurrentes en empresas y organizaciones, por lo que existe la posibilidad de delegar la toma de decisiones al respecto hacia distintos niveles inferiores. Se considera que están bien estructurados por la regularidad con que se presentan y por la disposición de información sobre su comportamiento y solución.

Cuando un problema u área de oportunidad no está bien estructurada, es recomendable que la decisión la tome el más alto nivel directivo, para lo cual contará con las sugerencias de los directamente involucrados por ser éstos quienes mejor conocen la situación en general.

Las decisiones se pueden tomar en forma individual si las condiciones de la situación son favorables para hacerlo así, aunque el mejor criterio es que sean tomadas en equipos para aprovechar la sinergia de las habilidades complementarias de los integrantes, en la medida que se cuente con tiempo y condiciones adecuadas.

Existen diversas formas en las que los equipos pueden tomar decisiones sobre los problemas y oportunidades que enfrentan las empresas, como la mesa redonda, el philips 66, la lluvia de ideas, la técnica Delphi, con características y requerimientos particulares.

La toma de decisiones puede realizarse siguiendo un método científico, que comprende la fijación de una meta, la definición de un problema, la recopilación de información, la identificación de alternativas: su evaluación, la elección de una de ellas, su implantación, vigilancia y realimentación para asegurarse que se cumplirá el objetivo.

Existen muchos conceptos surgidos de la teoría de decisiones que es muy útil examinar, para eliminar el margen de error que se espera al tomar decisiones importantes en las empresas.