MANUALES

4.3 MANUALES

Los manuales administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.
Estas circunstancias obligan a usar instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que ellos se ordenan los elementos fundamentales para hacer más eficiente la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa.
Así mismo se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes. No pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación, sino aportar elementos de juicio que sean verdaderamente útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo.




4.3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
CONCEPTO
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

a) De políticas
b) Departamentales
c) De bienvenida
d) De organización
e) De procedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas
h) De puesto

IMPORTANCIA

Son de gran utilidad ya que:
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
• Ayudan a la coordinación e invitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.



4.4 TIPOS DE MANUALES Y SUS REQUERIMIENTOS.

Formato e índice de los manuales.

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:

• Índice
• Objetivos y antecedentes del manual.
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
• Redacción clara, concisa y ordenada.
• Complementarse con graficas.


4.4.1 MANUAL DE BIENVENIDA O DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN

Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, es decir, si creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y usuarios.
La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de organización, políticas, contenido múltiple, etc.




4.4.2 MANUAL DE POLÍTICAS

También denominados de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias de una organización.

4.4.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución y el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite entender mejor el desarrollo de las actividades e rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

MANUAL DE CALIDAD

Son documentos que describen o consignan los elementos del sistema de calidad, el cual incluye información sobre alcance, políticas, objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas aplicables, definiciones, listas de distribución y codificación de procedimientos.

MANUALES DE CONTENIDO MÚLTIPLE

Estos manuales concentran información relativa o diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objeto de agruparla en un solo documento obedeciera básicamente a las razones siguientes.
• Que resulte más viable económicamente.
• Que se considere más accesible para su consulta.
• Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información.
• Que sea una instrucción especifica del nivel directivo.


MANUAL DE PUESTOS

También conocido como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación y las relaciones, funcionales y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

MANUAL DE TÉCNICAS

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.

MANUAL DE VENTAS

Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas, por ejemplo:
• Definición de estrategias.
• Descripción de productos o servicios.
• Mecanismos para llevarlas a cabo.
• Políticas de funcionamiento.
• Estructura del equipo de trabajo.
• Análisis ambiental.
• División territorial.
• Medición del trabajo.

MANUAL DE PRODUCCIÓN

Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para unificar criterios y sistematizar líneas de trabajo en ares de fabricación.

MANUAL DE FINANZAS

Manuales que respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos en todos los niveles en una organización, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.

MANUAL DE PERSONAL

Identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado, básicamente incluyen información sobre:
• Condiciones de trabajo
• Organización y control del personal.
• Lineamientos para:
• El análisis y evaluación de puestos.
• Reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal.
• Capacitación y desarrollo.
• Higiene y seguridad.
• Prestaciones.

MANUAL DE OPERACIÓN

Estos manuales se usan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

MANUAL DE SISTEMAS

Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento optimo de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización.

MANUAL GENERAL

Organización según su estructura, funcionamiento y personal Son documentos que contienen información global de una.
En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, mientras que en el sector privado suelen hacerlos hasta el nivel de departamento u oficina.

MANUAL ESPECIFICO

Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la descripción de puestos.
Este documento contiene información detallada de los manuales de organización, procedimientos y calidad, que son los de uso más generado en las organizaciones, por lo cual sirve como base para preparar cada clase de manuales administrativos.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen.
• Finalidad de cada elemento de la organización.
• Declaración de funciones.
• Glosario de términos utilizados.
Contienen:
• Objetivos generales de la organización.
• Políticas generales.
• Glosario de términos administrativos.
• Nombres de áreas o departamentos, y puestos.
• Procedimientos de organización.
• Responsabilidades de los altos niveles.
• Funciones.
• Cartas de organización.
• Descripción de puestos.
• Descripción de actividades.
• Introducción y objetivos del manual.
• Historia de la empresa.

MANUALES DEPARTAMENTALES
Contienen:
• Objetivos generales de, la empresa. Los del departamento de que se trate, y los de sus secciones básicas.
• Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
• Carta de organización general y departamental.
• Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
• Análisis de puestos.
• Graficas de procesos, y de flujo.

MANUALES INTERDEPARTAMENTALES

son similares en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información.
• Comprenden a todos los departamentos de la organización.
• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

4.4.4 ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTAL Y GENERAL


MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Este explica los detalles más importantes de la organización generalmente incluye:
 Finalidad de cada elemento de la organización.
 Declaración de funciones.
 Glosario de términos utilizados.
 Nombres de áreas de departamentos y puestos.
 Procedimiento de organización.
 Responsabilidades de alto nivel.
 Funciones.
 Cartas de organización.
 Descripción de puesto.
 Descripción de actividades.
 Introducción y objetivos del manual.
 Historia de la empresa.

MANUALES DEPARTAMENTALES
Este trata de los objetivos de cada departamento de la empresa.
Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y los de sus secciones
BÁSICAS.
• Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
• Carta de organización general y departamental.
• Reglamentación de lo0s aspectos de coordinación interdepartamental.
• Análisis de puestos.
• Gráficas de proceso y flujo.


VENTAJAS:
• Descripción del funcionamiento de un departamento.
• Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
• Presentan el flujo de trabajo.
• Delimitan funciones actividades y responsabilidades.
• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.