PROCESO DE PLANEACIÓN

La planeación se inicia a partir de la definición de los propósitos estos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación en una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

Toda organización debe establecer propósitos como base para la formulación de un plan las diferencias de los objetivos.

a) Son básicos o transcendentales, porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
b) Son genéricos o cualitativos, porque no expresan en términos numéricos.
c) Son permanentes por que permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
d) Son semipermanentes porque pueden abarcar un periodo determinado.

PREMISAS

Las premisas son suposiciones que se considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectan el curso en que va a desarrollarse el plan.

POR SU NATURALEZA

a) INTERNAS: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación del personal, accidentes, etc)
b) EXTERNAS: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero se puede tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.
c) ECONOMICAS: Deuda público, fenómenos, inflacionarios, nivel de salarios, poder adquisitivo de la población.
d) SOCIALES: Crecimiento y distribución demográfica, movilidad de la población empleo y desempleo.
e) TECNICAS: Rapidez de los avances tecnológicos cambios en los sistemas.
f) OTROS FACTORES: Competencia, transporte, posición en el mercado etc.

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Por su naturaleza pueden ser:
1. Internas.
Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.)
2. Externas.
Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:
A) De carácter político
- Estabilidad política del país.
- Sistema político de gobierno.
- Intervención estatal en los negocios.
- Restricciones a la importación y exportación.
- Relaciones internacionales.
B) De carácter legal
1) Tendencias fiscales:
-Impuestos sobre ciertos artículos
o productos.
- Forma de pago de impuestos.
- Exenciones de impuestos.
- Impuestos sobre utilidades excesivas.
2) Tendencias laborales:
- Laboral.
- Mejoramiento del ambiente.
- Descentralización de empresas en las zonas
urbanas.
C) Económicas
- Deuda pública.
- Fenómenos inflacionarios.
- Nivel de salarios.
- Nivel de precios.
- Poder adquisitivo de la población.
- Ingreso per cápita.
- Renta nacional.
- Producto nacional bruto.
- Inversión extranjera.
D) Sociales
- Crecimiento y distribución demográfica.
- Movilidad de la población.
- Empleo y desempleo.
- Nuevas construcciones y obras públicas.
- Alfabetización.
- Sistemas de salubridad e higiene.
E) Técnicas
- Rapidez de los avances tecnológicos.
- Cambios en los sistemas.
F) Otros factores
- Competencia.
- Posición en el mercado.
- Políticas de operación.
- Cambios en la demanda.
- Fuentes de financiamiento.
- Transporte.
- Distribución del ingreso.
- Productividad e ingreso nacional.
- Comportamiento de los consumidores.
- Programas de investigación.
LA MISIÓN

Es un importante elemento de la planificación estratégica, porque es a partir de esta que se formulan objetivos detallados. Que son lo que guiaran a la empresa u organización por lo tanto resulta imprescindible que los mercado logos, empresarios, emprendedores y directivos en general conozcan cual es el concepto de la misión.


LA VISIÓN

Se refiere a lo que la empresa requiere crear, la imagen futura de la organización. La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en sus análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organización, se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de crear el sueño de lo que debe ser en el futuro de la empresa.

OBJETIVOS

Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, esto establece un curso a seguir y sirve como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
OBJETIVOS SON:
*Permite enfocar esfuerzo hacia, una misma dirección.
*Sirve de guía para la formulación de estrategias.
*Sirve de guía para la asignación de recursos.
*Sirve de guía o base para la realización de tareas o actividades.
*Permite evaluar resultados.


CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS:
a) MEDIBLES: Los objetivos deben ser numerables, es decir deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo.
b) DESAFIANTES: Deben ser retadores pero realistas.
c) CLAROS: Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
d) ALCANZABLES: Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa teniendo en cuenta la capacidad o recurso que esta posea.
e) REALISTAS: Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretende cumplir
En el ámbito empresarial, de organizaciones y sistemas, considerándolo como sistema bajo análisis, la planeación estratégica ayuda a que se tengan claros los objetivos, para definir un programa de acciones a realizar. De esa manera se separa una problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir realizando poco a poco.
Durante su desarrollo estratégico se debería definir la misión, visión, cultura y los objetivos de la organización.
La misión es cumplir con la finalidad para la cual fue creada la organización.
La visión es la situación en la que se pretende que se encuentre la organización en un futuro a largo plazo. Por ejemplo, si se desea que la empresa sea líder en ventas de cubiertas en determinada región, con recursos humanos calificados y una excelente relación con la comunidad en un lapso de cinco o diez años.
Los valores son el conjunto de normas por las cuales se rigen los colaboradores dentro de la organización.
Los objetivos son más específicos que la visión, pero comparten un plazo similar. Puede decirse que el objetivo abarca una dimensión de la visión. Por ejemplo, los objetivos podrían ser aumentar la participación en ventas; mejorar la capacitación de los recursos humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad, etc.
La Planeación estratégica debe estar dirigida a los tres niveles estratégicos de una organización, los cuales son nivel Directivo, Gerencial y Operacional, esto es con la finalidad de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede realizar en las diferentes áreas de la organización.
La Planeación estratégica se realiza con el fin de definir la situación futura de la organización, antes de que el futuro la defina.
Cabe hacer la salvedad de que algunos autores del campo de la administración de organizaciones consideran que objetivos y metas son sinónimos. Otros consideran que las definiciones del párrafo anterior corresponden a los objetivos, mientras que las metas son una medida puntual de los objetivos. Otro grupo de autores utiliza ambos términos en forma exactamente opuesta.
En la mayor parte de las organizaciones los objetivos de planeamiento se resume en obtener beneficios para sus accionistas, empleados, la sociedad y el medio ambiente.
Asignar los recursos a cada tarea (tiempo, dinero u horas hombre) es responsabilidad de los encargados del planeamiento, al igual que el orden en que se realizará cada tarea.


ESTRATEGIAS

Son acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar determinados objetivos, para presentar, ciertos grados de dificultad en su formulación y ejecución, es decir son acciones que al momento de formular, requiere de ciertos análisis, y que al momento de ejecutarlas, requiere de 4 esfuerzos.
CARACTERISTICAS
a) Deben ser los medios o formas que permitan, lograr los objetivos.
b) Deben guiar al logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible.
c) Deben ser claras y comprensibles para todos.
d) Deben estar alineadas y ser coherente con los valores, principios y cultura de la empresa.
e) Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la empresa.
f) Deben poderse ejecutar en un tiempo razonable.
TIPOS DE ESTRATEGIAS
*CRECIMIENTO: Cando la empresa crese o expande.
*ESTABILIDAD: Cuando la empresa no tiene cambios.
*CONTRACCIÓN: Cuando la empresa se hace más pequeña.
*COMBINACIÓN: Cuando la empresa tiene fusiones.

CRECIMIENTO

Significa incrementar el nivel de las operaciones de la organización. Esto incluye medidas que gozan de tanta aceptación como incrementar los ingresos por ventas, el número de empleados y la participación en el mercado. El crecimiento se puede lograr por medio de expansión directa, la fusión con otras firmas similares o la adquisición de estas o por medios de la diversificación.

El crecimiento mediante la expansión directa se logra incrementando las ventas, la capacidad de producción o la fuerza de trabajo de una firma no se realizan adquisiciones, ni fusiones con otras firma, en lugar de eso la compañía adopta por crecer por si misma atreves de sus propias operaciones de negocios.
ESTABILIDAD

Se caracteriza por la ausencia de cambios significativos. Ejemplo de esta estrategia son los casos en que se atiende continuamente a los mismos clientes ofreciéndoles el mismo producto o servicio. Cuando se mantiene invariable la participación en el mercado y cuando se sostiene el rendimiento sobre la inversión de acuerdo con el historial de la organización. ¿Cuándo debe buscar la gerencia la estabilidad? Cuando considere que el rendimiento de la organización es satisfactorio y el ambiente parezca ser estable e invariable; es decir cuando la firma no tenga fortaleza valiosa o debilidades críticas y cuando el ambiente no le ofrezca oportunidades abundantes que perseguir, ni amenazas que evitar.

CONTRACCIÓN

L a reducción de la magnitud o diversidad de las operaciones de su organización, sin embargo la declinación administrativa ha sido intensamente investigada en la última década por que se ha presentado alguna de las razones más obvias de esto: la agresiva competencia mundial, la liberación, las fusiones y adquisiciones y los grandes avances tecnológicos.



COMBINACIÓN

Consiste en la aplicación simultánea de 2 o más estrategias anteriores es posible que la compañía persiga el crecimiento, al tiempo de otra opte por aplicar la contracción.
HERRAMIENTAS CONCEPTUALES PARA LA SELECCIÓN DE LA ESTRATEGIA ADECUADA

Matriz de participación en el mercado.
Patrones de ciclo de vida
Estrategias genéricas
La nueva matriz BCG

Matriz de cartera corporativa
Vacas en efectivo: (Bajo crecimiento, alta participación de mercado) Los negocios de esta categoría genera grandes cantidades de efectivo, pero sus perspectivas de crecimiento futuro son limitadas.

Estrellas: (Alto crecimiento, alta participación en el mercado) Los negocios de este mercado de rápido crecimiento y tiene una participación dominante en el mercado, pero podrían producir un flujo de efectivo positivo o no producirlo, según sus necesidades de invertir en nuevas plantas y equipo o en el desarrollo de productos.

Signos de interrogación: (Alto crecimiento, baja participación en el mercado) Estos negocios son especulativos e implican altos riesgos están en una industria activa, pero les corresponde un pequeño porcentaje de participación en el mercado.

Perros: (Bajo crecimiento, baja participación en el mercado) Los negocios de esta categoría no producen mucho efectivo, ni tampoco lo requieren en gran cantidad. Estos negocios no prometen mejoría alguna en su rendimiento.

El principal beneficio de la matriz del BCG es que concentra su atención en el flujo de efectivo de efectivo, las características de la inversión y las necesidades de las diversas divisiones de la organización. Las divisiones de muchas empresas evolucionan con el paso del tiempo: los perros se convierten en interrogantes se convierten en estrellas, las estrellas se convierten en vacas de dinero y las vacas de dinero se convierten en perros, con un movimiento giratorio constante hacia la izquierda. Es menos frecuente que las estrellas pasen a ser interrogantes, los interrogantes pasen a ser perros, los perros pasen a ser vacas de dinero y las vacas de dinero pasen a ser estrellas (con un movimiento giratorio hacia la derecha). En algunas organizaciones parece no existir un movimiento cíclico. Con el tiempo, las organizaciones deben luchar por alcanzar una cartera de divisiones que sean todas estrellas.





PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO



ESTRATEGIAS DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
Tras lanzar el producto nuevo, la gerencia quiere que el producto disfrute de una vida larga y feliz. Aunque no espera que el producto se venda por siempre, la gerencia quiere obtener una cantidad de utilidades razonables para cubrir el esfuerzo y los riesgos que invirtió en su lanzamiento. La gerencia está consciente de que cada producto tendrá un ciclo de vida, aunque no conozca por adelantado su forma y duración.

Ventas en cada etapa
La figura muestra el ciclo de vida del producto, el curso que siguen las ventas y las utilidades del producto, durante el tiempo que dura su vida. El ciclo de vida consta de etapas.
1. El desarrollo del producto se inicia cuando la empresa encuentra y desarrolla la idea para un producto nuevo. Durante el desarrollo del producto, no hay ventas y los costos que invierte la empresa se empiezan a acumular.
2. La introducción es un periodo durante el cual las ventas registran un crecimiento lento, mientras el producto se introduce en el mercado. En esta etapa no hay utilidades, debido a los elevados gastos de la introducción del producto.
3. El crecimiento es un periodo durante el cual se registra una aceptación rápida en el mercado y un aumento de utilidades.
4. La madurez es un periodo "durante el cual el crecimiento de las ventas tiene gran aliento, porque el producto ha sido aceptado por una gran parte de compradores potenciales. Las utilidades se equilibran o disminuyen, debido a que existen erogaciones más fuertes para mercadotecnia, con objeto de defender el producto contra la competencia.
5. La declinación es un periodo durante el cual disminuyen las ventas y bajan las utilidades. y mueren rápidamente, otros se quedan en la etapa de madurez durante largo tiempo. Algunos entran a la No todos los productos siguen este ciclo de vida con forma de S. Algunos productos son introducidos etapa de declinación y después son reciclados a la etapa del crecimiento en razón de fuertes promociones y su reposicionamiento.









Estrategias Genéricas

Estrategia de liderazgo de costo: Un líder de los costos bajos busca activamente factores de eficiencia en la producción. Los gastos generales se mantienen en un mínimo y la firma hace todo lo posible por recortar sus costos. A un cuando los lideres de costos bajos no dan mucha importancia a lo “superfluo” , el producto o servicio que venden debe ser percibido por el público como un bien comprobable a los que ofrecen las firmas rivales, por lo menos, como algo aceptable para los compradores.

Estrategia de diferenciación: Las fuentes de diferenciación pueden ser : alta calidad, servicio extraordinario, diseño novedoso, capacidad tecnológica o una imagen de marca inusual positiva. La clave esta estrategia es que el atributo del producto o servicio elegido como elemento de diferenciación deberá distinguirse del de la firma de sus competidores y ser suficientemente importante para justificar un precio que sea mayor al costo de dicha diferenciación.

Estrategia enfocada: Aspira a obtener una ventaja de costo, es decir los gerentes seleccionan un segmento de mercado o un grupo de segmentos de una industria con exclusión de los demás. Esos segmentos pueden elegirse en función de variedad de productos, tipo de comprador final, canal de distribución o localización geográfica de los compradores.

Atrapada en medio: Para describir esas organizaciones las cuales les resulta muy difícil alcanzar el éxito a largo plazo. Cuando lo logran suele ser resultado de que compiten en una industria sumamente atractiva o porque todos los competidores están igualmente atrapados en medio.

La nueva matriz BCG: Esta supone la existencia de una curva de experiencia acumulada. Esta existe en una suposición de que si un negocio elabora un producto y administra el proceso de producción en forma apropiada, todo incremento significativo en la cantidad acumulada de producto fabricado traerá consigo una disminución previsible en el costo unitario de fabricación de ese producto.




MARCOS ESTRATEGICOS DE NEGOCIOS

Pasemos al nivel de negocios donde los gerentes deciden como desean que compitan sus unidades de negocio en el mercado.

ROL DE LA VENTAJA COMPETITIVA

Es lo que distingue a una organización, es decir su ventaja distintiva, esa ventaja puede consistir en sus capacidades organizacionales, es decir que la organización hace algo que otras no pueden lograr o lo que hace mejor que los demás. Las ventajas competitivas pueden provenir también de los activos o recursos de la organización: esta posee algo que la competencia no tiene.

Ventaja competitiva: Si es implementada correctamente, la calidad puede ser un medio para que la organización genere una ventaja competitiva sustentable. Por eso muchas organizaciones están aplicando a sus operaciones los conceptos de la administración de la calidad total en su afán de distinguirse de sus competidores.


ESTRATEGIA COMPETITIVA

Análisis de una industria: En cualquier industria, cinco fuerzas competitivas son las que determinan las reglas de competencias y la rentabilidad de una industria.





FUERZAS
1) Amenazas de nuevos competidores y barreras de entrada: Factores como la lealtad a la marca y los requisitos del capital, determinan el grado de facilidad o dificultad que tendrán los nuevos competidores para entrar a una industria.
2) Amenazas de sustitutos: Factores tales como los cambios de costos y la lealtad de los compradores determinan el grado en que los clientes estarán dispuestos a comprar un producto sustituto.
3) Poder de negociación de los compradores: Factores tales como el numero de los compradores en el mercado la información con que cuentan dichos compradores y la disponibilidad de sustitutos determinan la cantidad.
4) Poder de negociación de los proveedores: Factores tales como el grado de concentración de los proveedores sobre las firmas de la industria.
5) Presencia de rivalidades: Factores tales como el crecimiento de la industria, el aumento o disminución de la demanda, y la diferencia entre productos, determinan cuanto será la rivalidad entre las diversas firmas de la industria.


POLITICAS

DEFINICIÓN.
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS.
* Estratégicas o generales.
Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".
* Tácticas o departamentales.
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".
* Operativas o específicas.
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:


* Externas.
Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
* Consultadas.
Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.
* Formuladas.
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
* Implícitas.
En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

IMPORTANCIA DE LAS POLITICAS.


- Facilitan la delegación de autoridad.
- Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.
- Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
- Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
- Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
- Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
- Facilitan la inducción del nuevo personal.

Lineamientos para su formulación
a) Establecerlos por escrito y darles validez.
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periódicamente.
f) Ser razonables y aplicables en la práctica.
g) Estar acordes con los objetivos de la empresa.
h) Ser flexibles.

PROGRAMAS

DEFINICIÓN
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
* Identificar y determinar las actividades comprendidas.
* Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
* Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.
* Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.
La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.
El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS
* Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
* Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.


IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS.
- Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
- Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
- Determinan los recursos que se necesitan.
- Disminuyen los costos.
- Orientan a los trabajadores sobre las actividades que
deben realizar específicamente.
- Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
- Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
- Evitan la duplicidad de esfuerzos.

LINEAMIENTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA

1. Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
2. La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
3. La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
4. Debe ser factible.
5. Evitar que los programas se interpongan entre si.
6. Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
7. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

PRESUPUESTOS

DEFINICION
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Características de los presupuestos:
- Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.
- Es un plan expresado en términos cuantitativos.
- Es general, porque se establece para toda la empresa.
- Es específico, porque puede referirse a cada una de las
áreas en que esta dividida la organización.
- Es diseñado para un período determinado.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
En relación con el nivel jerárquico:
Estratégicos o corporativos.
Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.
Tácticos o departamentales.
Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.
Operativos.
Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.
Por la forma en que se calculan:
Fijos o rígidos.
Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operacion.
Flexibles.
En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
Por programas.
Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.
Por su utilización:
Presupuestos de operación.
Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
Presupuestos de capital.
Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
Presupuesto financiero.
En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

- Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.
- Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
- Determina el límite y alcance de las erogaciones.
- Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.
- Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.
- Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
- Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
- Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.

PROCEDIMIENTOS


DEFINICIÓN
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad de equipo y material, incentivos, etc.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
No indica la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento. Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden cronológico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.
Ejemplo: Procedimiento para la fabricación de un soporte de motor.
1. Corte de lámina.
2. Doblez de lámina.
3. Embutido de tornillos.
4. Fosfatizado de estas piezas.
5. Preparación de gomas.
6. Rebabeo.
7. Ensamble.
8. Pintura y acabado.
9. Almacenamiento.

Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y el doblez de la lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar el ensamble, etc.


IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

- Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.

- Promueven la eficiencia y especialización.

- Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.

- Determinan como deben ejecutarse las actividades y también
cuando y quién deben realizarlas.

- Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Investigación:

Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.
Etapas de la investigación:
Definición del problema.
En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.

Obtención de información.
Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas:
a) Observación.
Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas.
b) Experimentación.
Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.
c) Encuesta.
Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista.
d) Muestreo.
Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes.
Determinación de hipótesis.
Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.
Comprobación o desaprobación de la hipótesis.
Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla.
Presentación del informe.
Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones.
Es conveniente aclarar que para algunos autores, la etapa de investigación dentro del proceso de planeación, está considerada como etapa de información.